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第4節(jié) 第四章

◇接受任務(wù)以后注意和上司保持聯(lián)系。

為了確保按質(zhì)按量地完成上司布置的工作,接受任務(wù)以后,一定要注意和上司保持聯(lián)系。與老板進(jìn)行交流,一定要做到以下幾點(diǎn):

(1)理解老板希望你做什么。

如果你自己都不理解老板讓你做什么,那你就不能正常地完成工作,更無(wú)法把這些指示翻譯給周?chē)膮f(xié)作者。如果指示中存在任何問(wèn)題或者不明確的地方,在行動(dòng)之前先問(wèn)清楚或得到澄清。經(jīng)過(guò)縝密思考后提出來(lái)的問(wèn)題不僅能使你自己對(duì)需要做什么有更好的理解,還常常導(dǎo)致了老板對(duì)最初指示的改動(dòng),因?yàn)槔习逡残枰屑?xì)考慮自己所提出的要求;◣追昼姇r(shí)間弄清指示可以節(jié)省幾天時(shí)間,并確保工作的順利進(jìn)行。

(2)成為被工作需要的人。

任何一家公司用人實(shí)際上是一種投入,有投入就要有產(chǎn)出,就要能夠給公司創(chuàng)造出價(jià)值。有經(jīng)驗(yàn)是一種財(cái)富,對(duì)公司來(lái)說(shuō),不需要培養(yǎng)就可以直接上手工作,同時(shí)還帶來(lái)了新的方法和技術(shù),有時(shí)候給公司帶來(lái)的效益是不可估量的。但是,有經(jīng)驗(yàn)的人往往已經(jīng)形成了自己的工作習(xí)慣,到一個(gè)新的工作環(huán)境有時(shí)候會(huì)發(fā)生抵觸,反而會(huì)降低工作效率。

畢竟每個(gè)人不可能從生下來(lái)就有經(jīng)驗(yàn)。所以在經(jīng)驗(yàn)方面欠缺,但很有想法,反應(yīng)敏捷,易于配合等,如果給一定的時(shí)間完全可以勝任工作,公司會(huì)接受這樣的人進(jìn)行培養(yǎng)。小型公司往往會(huì)招聘有經(jīng)驗(yàn)的人,為了給公司直接帶來(lái)效益,而大的公司會(huì)專(zhuān)門(mén)招聘有潛力的人,通過(guò)培養(yǎng)鍛煉成完全符合公司要求的人才。

忠誠(chéng)的人同樣是工作需要的人!爸艺\(chéng)”并不是跟上司搞好關(guān)系,也不是唯命是從,而是“你是不是真心地在為企業(yè)著想”,這個(gè)“著想”不僅是體現(xiàn)在要給企業(yè)出多么好的主意,為企業(yè)做多么大的業(yè)績(jī),也可以體現(xiàn)在每一件小事當(dāng)中。另外,對(duì)待工作任務(wù)的及時(shí)性,完成工作的認(rèn)真程度,都是一種忠誠(chéng)的表現(xiàn)。

(3)確保工作方案具體明確。

一個(gè)非;\統(tǒng)的指示還不如一個(gè)好吃的三明治。三明治至少還可以吃,但是籠統(tǒng)的指示讓你根本無(wú)從下手。而且籠統(tǒng)的指示可以做出各種解釋?zhuān)菢訌睦习宓慕嵌壬峡,其結(jié)果永遠(yuǎn)會(huì)事與愿違。所以,一定要避免來(lái)自老板的籠統(tǒng)指示,確保自己的工作方案具體明確。

(4)在一定范圍內(nèi),提出與老板不同的意見(jiàn)。

這又是一個(gè)關(guān)于服從的話題。對(duì)自己來(lái)說(shuō),在做事的方法上與老板的觀點(diǎn)不同是可以被接受的,但這不是目標(biāo)本身。你是執(zhí)行公司決定的人,完全有權(quán)力討論如何有效執(zhí)行某一計(jì)劃的具體細(xì)節(jié)問(wèn)題。但是,你不是計(jì)劃的制訂者,因此,任何涉足這一領(lǐng)域的嘗試都被看做是消極的。

或許,那個(gè)“愚蠢計(jì)劃”正是另外一個(gè)“成功計(jì)劃”的組成部分。

(5)確保工作資源完備。

工作中的資源配置,和戰(zhàn)場(chǎng)上的后勤給養(yǎng)是一樣重要的。為了從事所要求的工作,在資源方面必須與老板獲得一致意見(jiàn)。你可能被告知某項(xiàng)任務(wù)極為重要,而后卻被斥責(zé)在完成這項(xiàng)工作方面花費(fèi)了過(guò)多的時(shí)間。

所以,在工作進(jìn)行前一定要確保工作資源完備,而且要讓老板切實(shí)分配工作資源,而不是口頭承諾。

(6)知道老板在什么時(shí)候希望看到工作結(jié)果。

知道在什么時(shí)候希望看到工作結(jié)果,就在那個(gè)時(shí)候給他一份工作報(bào)告。企業(yè)溝通有兩種流向:自上而下和自下而上。向老板匯報(bào)工作與活動(dòng)的結(jié)果是你的一項(xiàng)重要任務(wù),而這就是最重要的自下而上的溝通。所有工作的目標(biāo)只有一個(gè):理解老板希望你完成什么工作,并將這些任務(wù)的完成情況反饋給他。

◇上司和下屬談話的藝術(shù)。

對(duì)于不同級(jí)別的負(fù)責(zé)人來(lái)說(shuō),都要經(jīng)常和下屬談話。和下屬談話是一種有目的的面對(duì)面的交流。談話的目的一般是比較明確的,一般可分為了解情況、布置傳達(dá)、解決糾紛和批評(píng)教育幾種。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)者來(lái)說(shuō),談話是設(shè)法去造成影響。談話是領(lǐng)導(dǎo)者的一項(xiàng)基本工作。為了做好這項(xiàng)工作,可參考如下建議:

(1)做好談話計(jì)劃。

為了有的放矢,在談話前,必須做好計(jì)劃。首先要確立談話的主題,并具體列出要傳遞、獲取或交換的信息。其次是時(shí)間和地點(diǎn)的安排。安排好時(shí)間有助于談話過(guò)程在時(shí)間上進(jìn)行控制,地點(diǎn)的選擇則影響談話的環(huán)境氣氛。第三,發(fā)出合適的邀請(qǐng)。邀約會(huì)影響被邀談話者的心理,對(duì)約談的內(nèi)容不了解或感到懼怕,約談前的心理必然有不同的狀態(tài),這樣造成對(duì)談話效果的影響。

(2)充分了解被邀談話者。

領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)對(duì)被邀談話者的脾氣、態(tài)度、經(jīng)歷、文化等有所了解。領(lǐng)導(dǎo)者還要猜想對(duì)方對(duì)于這次談話的反應(yīng),要多從被邀談話者的角度著想,以很好地控制談話,創(chuàng)造良好的氣氛。

(3)確定談話中應(yīng)有多少“友善”成分。

友善能使被邀談話者在心理上縮短和領(lǐng)導(dǎo)者的距離,表示適當(dāng)?shù)挠焉,有時(shí)會(huì)起到奇妙的效果。比如,在批評(píng)談話中,被邀談話者有一種防御心理。如果領(lǐng)導(dǎo)者在適當(dāng)時(shí)候能給他倒杯水,遞支煙,或采取別的什么形式友善,就容易消除他的抵觸感,而使談話能正常進(jìn)行,達(dá)到預(yù)期目的。當(dāng)然,并不是越友善越好,過(guò)分的友善連基本原則也不講,那么就妨礙了談話的目的。因此,不同類(lèi)型的談話,面對(duì)不同性格的人的談話,友善程度是不一樣的,在事先確定好你的原則,在交談的過(guò)程中,就容易把握好分寸。

(4)制造良好的談話氣氛。

除了布置談話的場(chǎng)所外,還要注意談話的地點(diǎn),不應(yīng)有制造緊張氣氛的物品。

談話中要盡量不用錄音機(jī)或錄像設(shè)備,若需使用,要事先說(shuō)明用途。

如有第三者在場(chǎng),要事先作好介紹,說(shuō)明他在場(chǎng)的理由。對(duì)具有秘密性的談話,盡量選擇人少安靜的地方進(jìn)行。此外,還應(yīng)當(dāng)使談話盡可能不受干擾。如突然的電話鈴響,或者突然有人推門(mén)而人等等,談話的氣氛的創(chuàng)造,是使談話成功的重要技巧之一。

(5)發(fā)問(wèn)的藝術(shù)。

發(fā)問(wèn)對(duì)于談話相當(dāng)重要。問(wèn)題的措辭及發(fā)問(wèn)方式會(huì)廣泛地影響領(lǐng)導(dǎo)者所要獲得的信息內(nèi)容和程度,怎樣有效地發(fā)問(wèn)呢?第一,問(wèn)句應(yīng)當(dāng)清楚簡(jiǎn)短,讓對(duì)方一聽(tīng)就明白在問(wèn)什么。第二,不要對(duì)問(wèn)句做過(guò)多的解釋?zhuān)駝t對(duì)方會(huì)認(rèn)為你在低估他的智能。第三,措辭應(yīng)當(dāng)配合發(fā)問(wèn)方式,直接性發(fā)問(wèn)應(yīng)使用明確的措辭,試探性發(fā)問(wèn)則宜使用婉轉(zhuǎn)的措辭。第四,發(fā)問(wèn)的內(nèi)容與談話的目的有關(guān),否則容易使談話主題失控。第五,避免暗示對(duì)方作不誠(chéng)實(shí)的回答。第六,一個(gè)問(wèn)句不要含幾個(gè)問(wèn)題,否則被問(wèn)者不知選擇哪個(gè)先答;且容易使回答含糊不清。

(6)引導(dǎo)談話。

談話是一個(gè)雙方交流的過(guò)程,因此,要注意引導(dǎo)被邀談話者談話。

千萬(wàn)不要自顧夸夸其談、口若懸河,只圖自己一時(shí)痛快,最后達(dá)不要談話的目的。

(7)應(yīng)付不適當(dāng)?shù)姆磻?yīng)。

由于談話雙方不恰當(dāng)?shù)膯?wèn)答,會(huì)使被邀談話者出現(xiàn)一些不適當(dāng)?shù)姆磻?yīng),給談話帶來(lái)困難,達(dá)不到談話的目的,對(duì)此要靈活處置。如盡量避免對(duì)方敏感和不愿透露的個(gè)人私事,傷及他人的話應(yīng)當(dāng)少說(shuō)。領(lǐng)導(dǎo)者要有領(lǐng)導(dǎo)者的風(fēng)度,避免說(shuō)粗話,以免使談話陷入尷尬。在陷入僵局時(shí),或采取果斷措施宣布有關(guān)事項(xiàng),或暫時(shí)中止談話,等氣氛融洽時(shí),再繼續(xù)進(jìn)行,這樣才能得到預(yù)期的效果。

◇向下級(jí)通報(bào)不好的消息要注意方式。

面對(duì)下屬,并不都是愉快和好聽(tīng)的話。有些難說(shuō)的話上司不說(shuō)是不行的,關(guān)鍵是委婉、誠(chéng)懇,盡量減輕對(duì)屬下的打擊。

有些時(shí)候,有些話雖然并不過(guò)分,也并沒(méi)有什么不正當(dāng)?shù)囊鈭D,但當(dāng)上級(jí)的還是很難出口。比方說(shuō),告訴下級(jí)被降職了,解雇了;下級(jí)辛辛苦苦擬好的計(jì)劃書(shū),卻被你否決了;下級(jí)向你提出了一個(gè)很好的建議,而你卻由于疏忽大意或過(guò)于工作繁忙忘記審閱了,下級(jí)向你催問(wèn)時(shí),你該如何回答?

(1)變更計(jì)劃。

首先要說(shuō)的問(wèn)題是:要更改已經(jīng)通過(guò)的計(jì)劃,該如何向下級(jí)說(shuō)明?

萬(wàn)萬(wàn)不能對(duì)下級(jí)說(shuō):“不關(guān)我的事,都是經(jīng)理一人說(shuō)了算,我也沒(méi)辦法!”

這樣把責(zé)任轉(zhuǎn)嫁給上級(jí),自己暫時(shí)沒(méi)有問(wèn)題了,但部下會(huì)對(duì)經(jīng)理產(chǎn)生怨氣;蛘撸坏┫录(jí)明白你是在推卸責(zé)任,肯定會(huì)對(duì)你產(chǎn)生極大的反感,你自己的威信也肯定會(huì)降低。

也不應(yīng)該為了防止下級(jí)反對(duì),而用高壓手段制止對(duì)方開(kāi)口。這樣做會(huì)使下級(jí)心里留下疙瘩,對(duì)上級(jí)不滿,也會(huì)對(duì)工作不滿,這是最不明智、最不可取的作法。正確的方法應(yīng)情理兼顧,善意地說(shuō)服他,才能使下級(jí)真正地心服口服,不會(huì)喪失工作的積極性。

(2)提案被耽誤。

上級(jí)接受了下級(jí)的提案,并且滿口答應(yīng)“看一看”,而過(guò)了一段時(shí)間后,還沒(méi)有看。下級(jí)希望得到一個(gè)完滿的答復(fù),而問(wèn)上級(jí):“那個(gè)提案,您看過(guò)了嗎?現(xiàn)在辦得怎么樣了?”

在這種情況下,應(yīng)該直率地說(shuō):“我現(xiàn)在很忙,實(shí)在沒(méi)有時(shí)間細(xì)看。

不過(guò)一周之內(nèi)一定會(huì)給你一個(gè)滿意的答復(fù)!”

同時(shí),最好在約定時(shí)間之前,主動(dòng)由上級(jí)答復(fù)下級(jí)。下級(jí)一定會(huì)被上級(jí)主動(dòng)的熱情所感動(dòng)的。尤其是如果答復(fù)是否定的,與其讓下級(jí)追問(wèn)理由,不如由上級(jí)主動(dòng)加以說(shuō)明,表示上級(jí)的確認(rèn)真對(duì)待他的提案,是有誠(chéng)意的,而不是草草應(yīng)付了事。

如果提案需遞交給更高一級(jí)的上級(jí),而上一級(jí)的上級(jí)態(tài)度不明確,以至于沒(méi)有確定結(jié)論時(shí),此時(shí)上級(jí)最好能說(shuō)明立場(chǎng),表示自己已經(jīng)遞交給了上級(jí),卻久久沒(méi)有回音。不得已催促上級(jí)時(shí),所得答復(fù)卻是否定的。

這時(shí)要詳細(xì)說(shuō)明,千萬(wàn)不能敷衍。

(3)降級(jí)通知。

加利福尼亞的一家工廠的老板,在講到他所知道的一個(gè)講話極講究策略的人的時(shí)候,是這樣說(shuō)的:

“他就是在我第一次有職業(yè)后把我解雇的那個(gè)老板。他把我叫了進(jìn)去,對(duì)我說(shuō):‘年輕人,要是沒(méi)有您,我不知道我們以后會(huì)怎么樣,可是,從下星期一起,我們打算這樣來(lái)試一試了。”’

有時(shí)候,公司人事調(diào)動(dòng),下級(jí)被降職,或是調(diào)到分店,或是被打人“冷宮”,委派他去干一些雞毛蒜皮的事,總之不再受到上級(jí)的重視,上級(jí)這時(shí)有責(zé)任通知他,并且要耐心安撫,盡量使他能保持積極愉快的心情前往新崗位就任。

請(qǐng)千萬(wàn)記住不要用傷感情的字眼。下級(jí)被降職,心里本來(lái)就非常不痛快了,上級(jí)再用詞不當(dāng),甚至惡意地嘲諷對(duì)方,無(wú)異于是給下級(jí)滿腔怒火再澆上一盆油,頃刻就會(huì)爆發(fā)出來(lái),造成難以想象的后果。

也不要等事情成了局,再吞吞吐吐透露出要調(diào)他走的意思,使下級(jí)誤會(huì)是你想把他趕走,造成心理上的不平衡。

◇在即席發(fā)言的機(jī)會(huì)中展示自己的口才。

在許多場(chǎng)合中,領(lǐng)導(dǎo)都會(huì)遇到即席發(fā)言的機(jī)會(huì)。這時(shí),如果你是一位巧辭令、善言談的“老手”,是不成問(wèn)題的,但如果你是一位缺乏辭令、害怕在眾人面前講話的“新手”,那也不必緊張、回避,敢于拿出你的全部熱情和膽量來(lái),針對(duì)不同場(chǎng)合、對(duì)象說(shuō)出能完全表達(dá)你的思想、意見(jiàn)或真情實(shí)感的精彩語(yǔ)言來(lái)。

通常的情況下,有如下幾種即席發(fā)言:

(1)被人發(fā)問(wèn)時(shí)的即席發(fā)言。

被人發(fā)問(wèn)時(shí)的即席發(fā)言,通常是在會(huì)議上、法庭上或?qū)W術(shù)性的討論、答辯會(huì)上,它大多是被動(dòng)式的發(fā)言。這種發(fā)言受發(fā)問(wèn)內(nèi)容或發(fā)問(wèn)主題的限定,因此,就發(fā)言范圍來(lái)講是容易把握的。這種答復(fù)式的發(fā)言,應(yīng)問(wèn)一答一,問(wèn)二答二,將所需回答的問(wèn)題,作條理清楚、內(nèi)容完整而又是非曲直分明的闡述可以了。如果是被人質(zhì)疑,那就將“疑點(diǎn)”所在,做出符合事實(shí)和理由充分的回答。如果是工作公議上的答辯,就將所涉及問(wèn)題的時(shí)間、地點(diǎn)、在場(chǎng)人、事實(shí)的經(jīng)過(guò)等加以闡明,或陳述你的申辯理由。如是某問(wèn)題處理意見(jiàn)的答辯或解釋?zhuān)悄憔蛯⒛愕挠^點(diǎn)或研究成果,用科學(xué)的方法加以論述或闡明,倘若遇到深?yuàn)W艱澀難懂的問(wèn)題,可用淺顯易懂的形象性的語(yǔ)言加以說(shuō)明……這樣,你便能將你所答的問(wèn)題說(shuō)得明明白白了。

(2)必須加以說(shuō)明的即席發(fā)言。

這種即席發(fā)言,通常是一個(gè)問(wèn)題,一件事情在被人誤解、曲解,群眾或聽(tīng)眾不甚明白或不明真相的一種解釋性發(fā)言,這種即席發(fā)言既可以是指出、糾正他人的問(wèn)題的事實(shí)真相,以達(dá)到澄清事實(shí)的目的。也可以是為自己或世人作辯白,一是和盤(pán)托出事實(shí),以明真相,用事實(shí)來(lái)說(shuō)明問(wèn)題;二是要在道理上充分地加以闡述或說(shuō)明,要抓住問(wèn)題或事實(shí)的實(shí)質(zhì)切忌使用“描繪”、“博張”之類(lèi)發(fā)揮性言詞,否則會(huì)適得其反,把本該容易說(shuō)明的問(wèn)題,搞得復(fù)雜化了,致使聽(tīng)眾反感。

(3)“靈感”勃發(fā)時(shí)的即席發(fā)言。

什么是“靈感勃發(fā)”呢?就是指觸景生情、由二連三或見(jiàn)鳥(niǎo)思鴿的聯(lián)想、遐想。這種情況,常在討論會(huì)、酒席間、聚會(huì)上碰到。由一位講演者或談話者的一席話或一句話而發(fā)生聯(lián)想、勾起情思,或見(jiàn)到一位老同學(xué)、若同事、老部下或老上級(jí)時(shí)所勾起的回憶;或是因酒興奮,情思奔流、話語(yǔ)的閘門(mén)開(kāi)啟等情況下而發(fā)等等。這種“靈感”涌流式的講話,通常要視場(chǎng)合、情景而定,應(yīng)以幽默、趣事、歡樂(lè)的內(nèi)容、語(yǔ)調(diào)和氣氛為宜。要把握簡(jiǎn)潔、得體;高雅、樂(lè)趣這樣四個(gè)要素。切忌酒后失言,不要講那種掃興話或長(zhǎng)篇大論的廢話、贅話。

(4)被邀請(qǐng)時(shí)的即席發(fā)言。

在參加公司對(duì)外的活動(dòng)時(shí),被人邀請(qǐng)的發(fā)言,一是應(yīng)該謙遜;二是應(yīng)該講出與眾有益的話來(lái);三是應(yīng)該充分估計(jì)聽(tīng)眾的客觀要求。說(shuō)出受人歡迎的話來(lái);四是要簡(jiǎn)短、干練。

“謙遜”,就是對(duì)主人(單位、團(tuán)體)說(shuō)些適當(dāng)?shù)闹t卑語(yǔ)言。如感謝主人的熱情好客,贊揚(yáng)主人的成績(jī)、善舉、為人風(fēng)格和精神品德等。

“說(shuō)出于聽(tīng)眾有益的話來(lái)”,就是講話的內(nèi)容能使聽(tīng)眾獲得思想上的啟蒙和知識(shí)上的啟迪;要注意講者的自我形象和美的感染力,不僅要以理服人。還要以情感人,以“楷!背霈F(xiàn)在講壇上。

“充分估計(jì)聽(tīng)眾的客觀要求”,就是說(shuō),聽(tīng)眾需要面包,你就不要去描繪天堂如何美好;聽(tīng)眾需要安撫,你就不要去激怒聽(tīng)眾;面對(duì)需要“疏導(dǎo)”的一幫青年人,你就不要去“堵塞”或橫加干涉。

“要簡(jiǎn)潔,不要空饒舌”。大凡一句話能講完的就不要用兩句話、三句話甚至喋喋不休地大講空話、大話和廢話。做到了上述四點(diǎn),如果再能藝術(shù)地發(fā)揮一下講演技巧,那你的邀請(qǐng)發(fā)言是會(huì)成功的了。

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