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當(dāng)前位置:圖書頻道 > 職場勵志 > 認(rèn)清環(huán)境 說對話:職場說話的原則和技巧 > 第 2 章 第一部分 成功地進(jìn)行人際溝通的基本技巧
第1節(jié) 第一章

◇人際溝通的內(nèi)容和實質(zhì)。

不管是在職場還是在生活中,隨時隨地都離不開人際溝通。

人際溝通是指人們運用語言符號系統(tǒng)或非語言符號系統(tǒng)傳遞社會信息、交流情感的行為和過程。具體地說,它包括如下3個方面:

(1)人際溝通的外在表現(xiàn)形式是社會信息的傳遞。

在社會生活中,信息的交流與溝通是人們互相聯(lián)系的重要形式。按照信息產(chǎn)生的基礎(chǔ)和過程,可以把信息分成3種類型:一種是自然信息,指以自然界中的事物相互作用為信源發(fā)放出來的信息,如地震。一種是生物信息,指生物遺傳密碼傳遞、復(fù)制和轉(zhuǎn)錄、轉(zhuǎn)譯過程,以及生物之間的通訊聯(lián)系。一種是社會信息,指存在于社會系統(tǒng)中的以語言為標(biāo)志的信息源。社會生活中充滿著各種各樣的社會信息,妙語連珠的話語、十字路口的紅綠燈、電話、電報、文章、樂曲、圖畫以及各種各樣的數(shù)字和表格等等,都是社會信息的表現(xiàn)。人際溝通正是借助社會信息為載體得以進(jìn)行的,沒有社會信息就不會有人際溝通。

(2)人際溝通的實質(zhì)是人與人之間的意識交流與情感溝通。

人際溝通得以正常發(fā)生,必須具備這么幾個條件:

一是空間距離接近,同學(xué)、同事、鄰居大多容易建立溝通關(guān)系。

二是情感吸引,與自己喜歡的人交往,特別容易達(dá)成溝通。

三是需求一致或需求互補,當(dāng)雙方的需求一致,或一方對另一方的期望正好成為互補時,良好的溝通關(guān)系就建立起來了。

四是個人特征相近,雙方相近的地方多,產(chǎn)生一致性的情況也就多。

五是雙方必須進(jìn)行社會意識交流,而不能只處于純粹的自我意識活動狀態(tài),比如兩個陌生人同坐一條板凳,一個在看書,一個在背英語單詞,盡管倆人都在進(jìn)行認(rèn)識活動,但并不在溝通,除非倆人有所交談。

在這5個條件中,情感吸引與意識交流是兩個基本的條件與最本質(zhì)的行為,沒有它們?nèi)穗H交流是不可能產(chǎn)生的。

(3)人際溝通的載體是語言符號系統(tǒng)。

在人類社會中,語言是思維的媒介,是交往的工具。只要有人類存在并還運用思維、交際,語言的作用就永遠(yuǎn)不會消失。語言系統(tǒng)可分為5大類:一類是有聲語言(即“言語”),包括會話式和獨白式。二是書面語言,包括公文體、新聞體和廣告體。三是無聲言語,包括啞語和體語,其中體語分動態(tài)體語和靜態(tài)體語。四是類語言,主要指說話時的重讀、笑聲和掌聲。五是時空語言,主要指時間與環(huán)境。語言溝通對人的思想、意見和交流起著決定性作用。

◇掌握溝通的基本原則。

要做到有效的溝通,應(yīng)掌握一些基本的原則。這些原則是人們在具體的管理實踐中探索出來的,并且是十分行之有效的。它是溝通的基本準(zhǔn)繩。

(1)傳遞的信息必須明確。

這是溝通的基本準(zhǔn)則。所謂明確,其標(biāo)準(zhǔn)是,信息溝通所用的語言和采用的傳遞方式要能被接受者理解。提出信息并用別人能理解的語言或口氣表達(dá)出來,是信息傳遞者的主要責(zé)任。信息傳遞的不明確,必將導(dǎo)致管理的失誤,這一原則要求溝通的語言文字準(zhǔn)確,不可含糊不清;文字、語言應(yīng)適合于接受者的教育程度和習(xí)慣;敘事說理言之有據(jù).條理清楚,力戒顛三倒四,文理不通。

(2)準(zhǔn)確性原則。

所傳遞的信息應(yīng)是被確定為準(zhǔn)確無誤的信息。必須牢記,一個不完整的、未經(jīng)證實的信息,若被輕易傳遞出去,可能會產(chǎn)生無法估計的差錯,管理學(xué)家戴維斯就此告誡人們說:“千萬要記住,直到你思考成熟后再開始說!边@一原則也意味著在信息傳遞過程中,不要漏傳或錯傳,不要使信息失真。

(3)需要原則。

信息傳遞并不是傳遞自己所獲得的一切信息。信息交流最基本的原則之一就是要認(rèn)識到組織中其他人“需要了解什么”,并對此做出反應(yīng)。

在現(xiàn)實中,人們常常破壞這一原則,主要是由于都以自我為中心,再加上時間緊迫,以及不理解別人的需要等原因。同時,這一原則也意味著,你也需要認(rèn)識你自己“需要了解什么”,并在周圍環(huán)境中尋找機會獲得自己需要的信息。

(4)計劃原則。

每一項重要的信息交流,為了使它最為有效,必須加以計劃;每一項交流計劃,應(yīng)包括以下幾個問題:確定誰是信息的發(fā)訊者;確定誰是信息接受者;明確信息交流的具體內(nèi)容是什么;明確怎樣進(jìn)行信息交流,采取什么樣的方式進(jìn)行;確定信息交流在什么地方進(jìn)行;明確信息交流在什么時候進(jìn)行最為恰當(dāng)。

(5)反饋原則。

為了使信息溝通更加有效,必須提供恰當(dāng)?shù)摹胺答仭,通過反饋來證明溝通的精確性和有效性。實施反饋有助于溝通雙方相互之間充分的了解和合作。

◇在態(tài)度和行為上掌握好人際溝通的分寸。

在溝通之中,人們彼此觀察著對方的態(tài)度、行為、眼神,是為了作強弱判斷。一個人若要使溝通順利進(jìn)行,就得在態(tài)度和行為上掌握分寸。

具體包括如下兩個方面:

一是正確的態(tài)度。在心理狀態(tài)上要和他人平起平坐,不要過高估計自己,也不要一味地抬舉他人。既然你和他人正在溝通,就要信任他的誠意和能力,相信他的智力水平不比自己低。哪怕面前坐著的是乞丐,你也應(yīng)該明白,在他那一方面是有些東西你是不具備的。

二是正確的行為。在溝通時,應(yīng)該認(rèn)真地傾聽他人,這是每一本溝通技法書都必須倡導(dǎo)的最本質(zhì)的一項原則。在傾聽中了解他人,就等于為他人傾聽你時打下了良好基礎(chǔ)。在相互傾聽的行為中,力爭求同存異,你會發(fā)現(xiàn)求同的同時,相異的觀點常常不自覺地彼此融合,變成了相同點。

正確的態(tài)度和行為可以輕而易舉地解決自私問題,溝通就變得容易。

懂得這個道理,我們就會在溝通中掌握住分寸,能夠顧及他人的個性,相處得更融洽。你不再以自私而表現(xiàn)出武斷,而是與人商量,彼此都有參與感。相異的看法就可以認(rèn)真地推敲,最終得到雙方都可以接受的共同點,達(dá)成共識。

有人總以為滔滔不絕的言談就是溝通,他們自以為能夠說服麻雀從樹上下來。這實在太可笑了。他們以為溝通就是說話,而忘了溝通的真義是彼此的關(guān)系。溝通的是人,不是語言,言談只是一種途徑。

彼此關(guān)系融洽時,幾乎不說話也能心意相通。一個手勢、一個眼神就能傳達(dá)完整的意思。說錯了話也不要緊,彼此笑一笑,依舊能理解話中的意思。人有時候,真是奇怪,明明是一句牛頭不對馬嘴的話,對方卻能聽懂你真正的用意,為什么?心意相通,當(dāng)然如此。相反,彼此關(guān)系惡劣時,千言萬語也等于一句話沒說。障礙依舊是障礙。

溝通就是為了彼此建立關(guān)系。溝通時,應(yīng)以關(guān)系為重,雙方情緒抵觸時,一定要推敲自己語言中的字眼,避免讓他人難堪和受辱,同時避免被誤解。溝通的語言就是不斷地翻譯,你傾聽他人說的,翻譯成他人所想的;同樣,他傾聽你的話,把它譯成你想的。雙方情緒抵觸就會出錯,猶如把日語當(dāng)成法語用。

溝通能力有兩個相關(guān)聯(lián)的部分,一是外在技巧;二是內(nèi)在動機和心情。要在溝通上取得長足進(jìn)步,能夠在需要時,輕易寫出能幫助你的八個人,你就必須內(nèi)外兼修。

溝通的技巧也需要實際訓(xùn)練。猶如一個球迷,看球看得津津有味,要他去踢兩腳,就不在行了,因為缺少技巧訓(xùn)練。生活中,很多人忽視溝通技巧,甚至根本不學(xué)。有的人學(xué)了一些技巧,但是不用。如果有人和他交往時用了他學(xué)過的技巧,心里想:“你小子別;ㄕ,這些虛偽作法我是曉得的!边@樣輕視技巧,溝通是困難的。

外在技巧的目的還是為了內(nèi)心動機服務(wù)的。彼此內(nèi)心動機吻合時,就是所謂的心靈交流。

溝通時,一個人保持內(nèi)心穩(wěn)定,內(nèi)心目標(biāo)要一致,但并不是說不可相機更改。你要時刻關(guān)注個性,個性的恒定有賴于對自我的控制,從而有效地放棄自私。在重要問題上,仔細(xì)地傾聽他人的言語,領(lǐng)會詞句的真意,時刻讓個性的恒定平靜自己的思緒。我們可在認(rèn)可他人的觀點下,改變或修正自己的觀點。如果個性缺乏恒定性,就會擔(dān)心改變可能帶來不利影響,而明知有錯卻要一意孤行。個性恒定是不受他人影響的重要價值觀。

有一種隱患可能嚴(yán)重誤導(dǎo)溝通,它來自內(nèi)心,且使外在技巧失靈。

這就是一般人老是在事前預(yù)測結(jié)果,如果結(jié)果對自己有利,溝通就容易,如果預(yù)測結(jié)果對自己不利,就會帶著情緒去溝通,整個溝通過程都試圖扭轉(zhuǎn)或贏回假想的損失,而不能把注意力放在溝通本身上,從而溝通受阻,果然印證了自己的想法。

要使溝通順暢,須得嚴(yán)格把握住溝通的動機和溝通的內(nèi)容,彼此都要學(xué)會用恰當(dāng)?shù)恼Z言表達(dá)技巧。充滿情感氛圍的說話,更容易交心。人們首先是用心去聽,然后才用耳去聽。既然彼此交心,耳朵就僅僅是傾聽的中介。如果預(yù)先預(yù)測結(jié)果,很容易有個保守立場,心理也盡力排斥他人對保守立場的靠近。如此,則將失去了解他人的耐心。不能先了解他人時,自己的表達(dá)也會有所保留,畏懼表露自己的觀點。

要把自己表達(dá)清楚,就要先了解別人。也就是知己知彼。溝通的最佳境界是彼此都渾然忘我。彼此全神貫注、完全投入,都能夠超越自私,放下固執(zhí)的包袱,都從對方的角度看一看問題。這需要有足夠的個性恒定相支持,否則,就不存在溝通,而是其中一方不經(jīng)意間做了對方的俘虜。

溝通就是追求彼此認(rèn)同。認(rèn)同需要勇氣、耐心和個性恒定。勇氣使你能舍去自己的執(zhí)著,從他人方面理解問題;耐心使你認(rèn)真傾聽,接受他人的意志;個性恒定是要使自己不至于受他人情緒牽引,不人云亦云。

認(rèn)同就是你愿意接納他人,他人也愿意接納你。

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